Het lijkt jou heerlijk: de dag afsluiten met een goed gevoel. Alle dossiers afgerond die al veel te lang liggen. Geen ongelezen of onbeantwoorde e-mails meer in jouw inbox. Geen gedoe over slordigheden of stomme fouten in een dossier. Precies weten waar je aan toe bent en wat je morgen te wachten staat. Maar helaas is de realiteit voor jou heel anders. Jouw dag eindigt chaotisch en vol stress.
Efficiëntie op de werkplek is van groot belang voor het afleveren van goed werk. En dat is toch wat je wil voor jouw cliënten? Maar niet alleen voor jouw cliënten maar ook voor jezelf is efficiënte van belang. Het verbeteren van je efficiëntie kan je helpen om meer gedaan te krijgen in minder tijd, meer overzicht te hebben, minder fouten te maken en minder stress te hebben. Met deze 5 tips voor meer efficiëntie kun je de eerste stappen in de goede richting zetten.
Tip 1: Stel duidelijk doelen
Het stellen van duidelijke doelen is essentieel om efficiënt te kunnen werken. Wat wil je bereiken? Wanneer wil je dat bereiken? Met wie wil je dit bereiken? Je kunt doelen stellen voor het hele kantoor, een afdeling binnen kantoor of voor jezelf. Zonder doel is er geen duidelijke richting en doet iedereen maar wat hem of haar het beste lijkt. Doelen voor het hele kantoor of een afdeling bespreek je natuurlijk met elkaar. Organiseer een kantooroverleg of een lunch. Praat met elkaar over de doelen en stel de doelen zo op dat ze voor iedereen duidelijk en werkbaar zijn. SMART, weet je nog?
Tip 2: Organiseer de werkplek
Met een opgeruimde en georganiseerde werkplek kun je efficiënter werken. Zorg dat alles wat je nodig hebt binnen handbereik is en een vaste plek heeft. Uren zoeken naar een nietmachine of een dossier is ontzettend inefficiënt. En heb jij meerdere keren per dag lege dossier mappen nodig zorg dan dat er een stapel in de kast op jouw kamer ligt. Is er een collega met wie jij samen een project doet? Misschien wel handig om (tijdelijk) bij elkaar op de kamer te zitten. Zo kunnen jullie snel en makkelijk met elkaar overleggen.
Voorkom ook zo veel mogelijk afleidingen. Ruim je werkplek op. Hoe meer rommel op je bureau hoe rommeliger het in je hoofd is. En rommel in je hoofd zorgt voor afleiding, fouten en het kost onnodig veel energie. Zet de melding van jouw e-mail uit. Controleer liever op vaste momenten op de dag jouw e-mail. Op het moment dat je ook tijd hebt om op de e-mails te reageren.
Tip 3: Gebruik de technologie die er is
Maak optimaal gebruik van technologische hulpmiddelen en software om de werkprocessen te stroomlijnen. Haal jij alles uit het software pakket? Waarom een telefoonnotitie maken op een kladblok als er ook een mogelijkheid in de software is? In te zien voor iedereen (handig als je er een keer niet bent) en gelijk opgeslagen in het dossier (mochten er ooit vragen komen). Waarom voor ieder dossier dat vandaag passeert apart de recherches doen als het ook in één keer voor alle dossiers kan? Waarom zou je een “standaard” e-mail altijd opnieuw typen als je deze ook makkelijk kunt opslaan in het e-mail programma?
Tip 4: Cluster taken
Natuurlijk is het handig dat iedereen een dossier kan aanmaken. Maar is het niet handiger als één iemand verantwoordelijk is voor het aanmaken van de dossiers voor de afdeling? Iemand die (nog) niet de kennis heeft om een akte te maken of besprekingen te voeren? Door de verantwoordelijkheid bij één persoon te leggen worden dossiers altijd op dezelfde manier aangemaakt. In noodgevallen kan natuurlijk iemand anders het overnemen. Zorg voor een goede checklist (in het systeem) zodat duidelijk is wie wat doet en wat er gedaan is.
Tip 5: leer!
Evalueer regelmatig de werkprocessen. Waar kan nog efficiënter gewerkt worden? Waar zijn veranderingen in wet- of regelgeving die een ander werkproces vragen? Welke updates heeft de software gekregen waardoor het werkproces efficiënter ingericht kan worden? Leer van je successen en mislukkingen. Blijf open staan voor suggesties van anderen en nieuwe ideeën. Blijf jezelf verbeteren!
Welke eerste stap ga jij vandaag zetten?