Het is maandagmorgen 11 uur. Vanmorgen had je heel veel zin om weer lekker aan de slag te gaan voor jouw leuke klanten. Je bent hard aan het werk, doet een paar telefoontjes tussendoor en pling daar komt weer een nieuwe e-mail binnen. Je opent de mail, het is een aanvraag voor een nieuwe klus. Een ontzettend leuke klus maar je hebt geen idee wanneer je die nou weer moet oppakken. En over oppakken gesproken, wanneer ga je die 40 mailtjes uit je inbox wegwerken? Het is maandagmorgen 11 uur en je hoofd loopt nu al over. Voor veel ondernemers is dit hoe de werkweek begint. Geen fijn begin en het voorspelt ook niet veel goeds voor de rest van de week. Je wilt meer tijd maar hoe kom je daar aan?
Genoegen nemen met minder?
De meest gekozen oplossing voor een tekort aan tijd is op zoek gaan naar (meer) personeel. Logisch, want daarmee “koop” je meer tijd. Maar dan kom je bij het volgende probleem. Je ziet en hoort het overal, er is een enorm tekort aan personeel. Als ondernemer blijf je maar vacatures plaatsen en mogelijke werknemers benaderen op LinkedIn. Toch wil het maar niet lukken om die perfecte werknemer binnen te halen. Ga je genoegen nemen met minder, of is er nog een andere manier om aan extra tijd te komen?
Tijd winnen
Als je meer tijd wilt hebben lijkt het aannemen van personeel de enige oplossing. Dat is het zeker niet. Er zijn ook andere manieren om meer tijd te winnen. Nee, niet door het kopen van een lot in de Tijdloterij, maar door slimmer te werken. Misschien niet de 32 uur die je voor je nieuwe werknemer in gedachte had, maar het zal je verbazen hoeveel tijd je kunt winnen met deze 5 tips:
- Maak iedere week een planning. Neem een half uur (misschien in het begin een uur) de tijd om een planning voor de komende week te maken. Ja, dit kost weer extra tijd maar levert je ook veel tijd op. Je hoeft niet meer na te denken over wat je die dag te doen staat en je kunt makkelijker focussen op 1 ding tegelijk. Je hebt overzicht en daardoor rust in je hoofd.
- Focus. Het klinkt zo simpel maar dat is het zeker niet. Hoe vaak ben jij afgeleid door je telefoon of het geluid van een nieuwe e-mail? Zorg dat de kans op afleiding minimaal is. Zet de meldingen van je e-mail programma uit. Plak een sticker op je deur zodat je collega’s weten dat je een focus uur hebt en niet gestoord mag worden. Gebruik de focus-stand van je telefoon. Door met focus te werken kun je veel meer doen in minder tijd.
- Stel prioriteiten. Wat moet echt deze week gebeuren en wat kan nog wel even wachten? Zijn er taken die je uit handen kunt geven (aan een VA bijvoorbeeld)?
- Plan tijd in voor e-mail. Reserveer dagelijks (of 2 keer per dag) een half uur of een uur voor het verwerken van jouw e-mail. Doe wat je kunt in de tijd die je gepland hebt en laat de rest liggen voor het volgende moment. Ga niet stiekem tussendoor je e-mail checken, dat kost ongemerkt ontzettend veel tijd op een dag.
- Neem pauze. Dit lijkt tegenstrijdig maar is het zeker niet. Je brein heeft tijd nodig om op te laden. Met een opgeladen brein kun je met meer focus aan de slag. In de pauze kun je een lekkere kop koffie nemen en uit het raam staren of bijvoorbeeld een rondje gaan wandelen. Blijf niet achter je computer zitten en pak niet gelijk je telefoon, zo komt je brein nog steeds niet tot rust.
Actie
Door aan de slag te gaan met deze tips heb je op een relatief makkelijke manier wat extra tijd op een dag. Maar je moet het wel doen! Alleen maar deze blog lezen gaat je niet helpen. Pak nu je planner en ga er mee aan de slag. Zet die afleidende meldingen uit en bedenk alvast wat je in je pauze gaat doen.
En ja, er komt een moment dat je geen zin hebt om die planner in te vullen of de verleiding niet kunt weerstaan om je e-mail tussendoor te checken. Dat is oké, maar pak het daarna weer op de goede manier op.
Heb je behoefte aan een stok achter de deur? Wil je veel meer tips om slimmer te werken? Plan dan snel een 1-op-1 sessie in waarin ik jou nog veel meer praktische tips kan geven.